Saya biasa membiarkan kertas berlonggok di atas meja saya. Bil, borang sekolah, resit, nota, slip waranti, kertas perubatan. Saya berkata kepada diri sendiri saya akan menyusunnya kemudian. Kemudian terus berubah menjadi kucar-kacir di atas meja, dalam laci, dan di dalam folder rawak yang tidak pernah sepadan dengan apa yang saya perlukan. Apabila saya terpaksa mencari satu borang, saya menghabiskan terlalu banyak minggu saya mencari daripada bekerja. Pengikat ini mengubahnya untuk saya. Saya menyimpan satu bahagian untuk bil, satu untuk kertas rumah, satu untuk resit, satu untuk rekod penting dan satu untuk kertas yang perlu saya kendalikan tidak lama lagi. Saya meluncur setiap helaian baru ke tempat yang betul sebaik sahaja ia masuk. Saya tidak membuat longgokan. Saya tidak meninggalkan kertas longgar. Saya tidak perlu meneka di mana saya meletakkan apa-apa. Perkara yang paling membantu saya ialah betapa mudahnya sistem ini. - Saya menyusun kertas pada hari saya mendapatkannya. - Saya simpan kertas yang sama. - Saya menggunakan label yang jelas. - Saya mengalih keluar halaman lama apabila ia tidak diperlukan lagi. - Saya menyemak pengikat sekali setiap minggu. Satu contoh kecil menjelaskannya kepada saya. Saya memerlukan borang sekolah semasa saya membuat makan malam. Sebelum ini, saya akan membuka laci, memeriksa beg, dan mengalihkan kertas di sekitar kaunter. Kali ini saya membuka binder dan mendapati borang itu segera. Itu menjimatkan tekanan saya, dan ia menghalang dapur saya daripada bertukar menjadi tempat pembuangan kertas. Saya juga perasan sesuatu yang lain. Apabila kertas saya berada di satu tempat, saya berasa lebih tenang. Saya berhenti membaca semula timbunan yang sama. Saya berhenti membeli folder tambahan yang saya tidak perlukan. Saya berhenti kehilangan barang-barang kecil yang selalu kelihatan hilang pada saat yang paling teruk. Jika meja anda kelihatan seperti meja saya dahulu, saya akan mulakan dari kecil. Letakkan satu pengikat berhampiran tempat mel anda. Beri setiap bahagian satu kegunaan yang jelas. Pastikan sistem jelas. Itulah yang berkesan untuk saya, dan ia menjadikan kertas kerja harian lebih mudah dikendalikan. Saya masih mendapat kertas. Bahagian itu tidak berubah. Apa yang berubah ialah cara saya berurusan dengan mereka.
Saya pernah kehilangan jejak kertas sepanjang masa. Satu resit akan terselit di bawah buku nota saya. Borang pelanggan akan diletakkan di atas meja saya. Nota daripada mesyuarat akan disembunyikan di dalam folder lain. Pada penghujung hari, saya mempunyai timbunan helaian longgar, dan saya masih tidak dapat mencari apa yang saya perlukan dengan cepat. Kekacauan seperti itu melambatkan kerja. Ia juga menambah tekanan. Saya akan duduk di sana, membuka satu demi satu laci, cuba mengingat di mana saya meletakkan setiap halaman. Jika anda bekerja dengan fail, nota, invois, kertas sekolah atau helaian projek, anda mungkin tahu perasaan itu. Pengikat ini mengubah cara saya mengendalikan kertas. Saya suka kerana saya boleh menyimpan semuanya di satu tempat. Saya tidak perlu menyebarkan dokumen di atas meja. Saya tidak perlu meneka di mana saya meninggalkan borang. Saya membuka pengikat, berpaling ke bahagian kanan, dan terus bergerak. Perkara yang paling membantu saya ialah reka letak yang jelas. Saya boleh membahagikan pengikat mengikut tugas, pelanggan, bulan atau projek. Itu membuat perbezaan besar apabila hari saya menjadi sibuk. Saya menggunakan pembahagi tab, lengan plastik dan label ringkas. Setiap bahagian ada kerja. Tidak ada yang terasa rambang. Begini cara saya menggunakannya: - Saya menyimpan kertas aktif di hadapan - Saya meletakkan nota lama di bahagian belakang - Saya menyimpan invois dalam satu pembahagi - Saya meletakkan nota mesyuarat dalam pembahagi lain - Saya menambah halaman senarai semak kecil di hadapan Persediaan itu menyelamatkan saya daripada menggali cerucuk. Saya juga suka betapa mudahnya untuk mengemas kini. Jika saya mendapat kertas baharu, saya tidak memerlukan folder baharu atau sistem baharu. Saya letak sahaja di bahagian yang betul. Jika projek tamat, saya mengalihkan halaman tersebut ke belakang. Meja saya kekal lebih bersih, dan fikiran saya berasa kurang sesak. Saya masih ingat satu minggu ketika saya perlu menyediakan dokumen untuk lawatan pelanggan. Sebelum saya menggunakan pengikat, saya akan menghabiskan terlalu banyak masa mencari. Satu kertas akan berada di dalam beg saya. Satu lagi akan berada di atas meja saya. Satu pertiga akan berada di dalam folder rawak. Minggu itu, saya mengumpulkan segala-galanya dalam pengikat pada malam sebelumnya. Saya meletakkan helaian petikan, nota dan halaman susulan dalam satu bahagian. Keesokan paginya, saya segera menemui setiap kertas. Saya masuk ke mesyuarat dengan kurang tekanan dan lebih kawalan. Itulah yang saya mahukan daripada alat pemfailan. Saya tidak memerlukan bunyi tambahan. Saya tidak memerlukan sistem yang kelihatan baik tetapi melambatkan saya. Saya mahukan sesuatu yang jelas, ringkas dan mudah digunakan setiap hari. Pengikat ini memberi saya itu. Ia berfungsi dengan baik untuk pelbagai jenis kerja: - Tugas pejabat - Rekod rumah - Kertas sekolah - Fail perniagaan kecil - Nota projek Saya rasa nilai sebenar bukan hanya simpanan. Ia adalah tabiat yang dibina. Apabila saya mempunyai satu tempat untuk kertas kerja saya, saya tetap lebih teratur tanpa berusaha keras. Meja saya kelihatan lebih baik. Kerja saya terasa lebih lancar. Saya menghabiskan lebih sedikit masa mencari dan lebih banyak masa menyelesaikan sesuatu. Jika kertas anda terus bertimbun, saya akan mulakan dengan satu pengikat dan beberapa pembahagi. Pastikan ia asas. Berikan setiap bahagian kerja yang jelas. Gunakannya setiap hari, walaupun untuk kertas kecil. Itulah bahagian yang paling membantu. Saya telah melihat bagaimana pengikat mudah boleh menukar timbunan yang tidak kemas menjadi sistem yang boleh saya percayai. Ia tidak perlu mewah. Ia hanya perlu berfungsi apabila saya mencapainya.
Saya pernah kehilangan jam setiap minggu untuk memburu borang sekolah, bil, resit dan nota. Meja saya kelihatan sibuk, tetapi kerja saya bergerak perlahan. Saya mencetak fail yang sama dua kali. Saya terlepas tarikh akhir yang kecil. Saya menghabiskan waktu malam menggali timbunan kertas, dan itu lebih memenatkan saya daripada kerja itu sendiri. Kemudian saya mula menggunakan satu pengikat sebagai hab kertas saya. Saya menyimpannya di atas meja saya dan memberikannya bahagian yang jelas: bil, tugasan rumah, nota kerja, resit dan kertas yang masih memerlukan tindakan. Saya menambah halaman depan untuk tugasan yang perlu saya periksa kemudian. Perubahan kecil itu membuatkan rutin saya terasa lebih ringan. Saya berhenti bertanya, "Di mana saya meletakkannya?" Peraturan saya sangat mudah. Jika kertas memerlukan perhatian, saya meletakkannya di dalam pengikat pada hari yang sama. Jika ia selesai, saya memindahkannya ke poket arkib. Jika saya perlu membuat susulan, saya menulis satu nota pendek di sebelahnya. Bil utiliti saya, borang sekolah anak saya dan peringatan invois saya kini kekal di satu tempat. Saya menghabiskan lebih sedikit masa mencari dan lebih banyak masa menyiapkan kerja sebenar. Seorang rakan saya menjalankan kedai dalam talian kecil dari meja dapurnya. Dia pernah menyimpan resit pembekal dalam laci, beg dan folder rawak pada komputer ribanya. Pada musim cukai, dia berjaga lewat cuba mengumpulkan segala-galanya. Selepas dia mula menggunakan pengikat dengan tab berlabel, dia menemui resit dalam beberapa saat dan bukannya minit. Dia memberitahu saya perubahan terbesar bukanlah timbunan kertas. Ia adalah ketenangan yang dia rasakan apabila segala-galanya mempunyai tempat. Saya suka sistem ini kerana ia sesuai dengan kehidupan sebenar. Ia membantu ibu bapa menjejaki notis sekolah. Ia membantu pelajar menyimpan kertas kelas bersama-sama. Ia membantu sesiapa sahaja yang mahukan meja yang lebih bersih dan mengurangkan item yang hilang. Pengikat tidak berfungsi untuk saya. Ia menjadikan langkah seterusnya mudah dilihat. Itu penting pada hari penuh. Dalam rutin saya sendiri, saya memperoleh kembali kira-kira lima jam seminggu yang saya pernah hilang untuk mencari, menyusun dan membuat semula tugas. Itu bukan sihir. Ia datang daripada kurang geseran dan kurang gangguan. Apabila saya dapat mencari halaman yang betul dengan pantas, tumpuan saya kekal pada tugas, bukan timbunan. Kami mengalu-alukan pertanyaan anda: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Emily Carter 2021 Memperkemas Sistem Pemfailan Rumah dengan Pengikat Michael Turner 2022 Mengurangkan Kekacauan Meja Melalui Organisasi Kertas Ringkas Sarah Bennett 2023 Kaedah Praktikal untuk Menguruskan Resit Bil dan Borang Sekolah David Collins 2020 Meningkatkan Kecekapan Tempat Kerja dengan Sistem Pemfailan Kertas Laura Mitchell dan James Anderson Menguruskan Pejabat Calm24 di Rumah. 2021 Strategi Penjimatan Masa untuk Pengurusan Dokumen Setiap Hari
