Ramai orang tidak berjuang kerana mereka kurang usaha. Mereka bergelut kerana tugas mereka bersaing untuk perhatian sepanjang hari. Saya pernah menulis senarai tugasan yang panjang yang kelihatan produktif tetapi jarang membantu saya memilih perkara yang perlu dilakukan seterusnya. Permintaan kecil menolak kerja penting. Mesyuarat memecah fokus saya. Pada penghujung hari, saya telah menyelesaikan beberapa tugas mudah dan masih berasa ketinggalan. Perancang yang berguna mengubah corak ini dengan memberikan setiap tugas tempat yang jelas, masa yang realistik dan alasan untuk berada di sana. Perancang tidak boleh mengalih keluar setiap masalah daripada jadual yang sibuk. Ia boleh membantu saya melihat kerja sebelum hari bermula. Saya mulakan dengan paparan mingguan. Saya menulis komitmen tetap seperti mesyuarat, perjalanan sekolah, janji temu dan tarikh akhir projek. Perkara-perkara ini sudah mengambil masa, jadi saya tidak sepatutnya merancangnya. Langkah mudah ini menunjukkan berapa banyak masa bekerja yang sebenarnya saya ada. Seminggu dengan sepuluh waktu buka di atas kertas mungkin mengandungi hanya lima jam yang boleh digunakan selepas perjalanan, panggilan, rehat dan tugas rutin. Perancangan dengan nombor sebenar menjadikan jadual lebih mudah untuk diikuti. Selepas itu, saya memilih sebilangan kecil hasil yang bermakna. Daripada menulis: - Jawab e-mel - Kerjakan laporan - Buat panggilan - Semak projek - Susun fail Saya menukar senarai menjadi tindakan yang lebih jelas: - Balas kepada tiga e-mel pelanggan yang memerlukan keputusan - Tulis pengenalan laporan dan bahagian data - Hubungi pembekal tentang tarikh penghantaran - Semak belanjawan projek untuk kos yang hilang Tindakan yang jelas mengurangkan masa yang saya habiskan untuk menentukan maksud tugas. Mereka juga membuat kemajuan lebih mudah dilihat. Saya biasanya memilih satu tugas utama untuk hari itu, bersama dua atau tiga tugas yang lebih kecil. Tugas utama menerima fokus terbaik saya. Tugas yang lebih kecil boleh dimuatkan di sekitar mesyuarat atau tempoh tenaga yang lebih rendah. Hari kerja biasa mungkin kelihatan seperti ini: 9:00–10:30 — Draf laporan pelanggan 10:30–10:45 — Rehat 10:45–11:15 — Balas mesej keutamaan 11:30–12:00 — Mesyuarat pasukan 1:30–2:00 — Panggil pembekal keluar jadual 3:00 dan rekod langkah seterusnya. angkasa lepas. Ruang itu penting. Soalan penghantaran, permintaan rakan sekerja atau tugasan yang mengambil masa lebih lama boleh mengubah rancangan. Apabila setiap minit ditempah, satu kelewatan boleh membuatkan sepanjang hari terasa hilang. Saya juga memisahkan perancangan daripada rakaman. Perancangan memberitahu saya apa yang saya ingin lakukan. Rakaman menunjukkan apa yang sebenarnya berlaku. Pada penghujung hari, saya menandakan tugasan yang telah selesai, mengalihkan kerja yang belum selesai dan menulis nota ringkas tentang kelewatan. Nota itu hendaklah berguna, bukan menghakimi: - Laporan memerlukan lebih banyak data - Panggilan mengambil masa lebih lama daripada jangkaan - Dua permintaan segera mengubah susunan kerja - Saya meremehkan masa yang diperlukan untuk mengedit Selepas beberapa hari, nota ini mendedahkan corak. Saya mungkin mendapati bahawa menulis mengambil masa yang lebih lama pada waktu tengah hari, mesyuarat sering kali berakhir, atau tugas tertentu memerlukan maklumat daripada orang lain. Perancang menjadi rekod tabiat kerja saya, bukan sekadar senarai harapan. Proses perancangan harian yang mudah boleh mengambil masa sepuluh minit: 1. Semak paparan mingguan. 2. Tambah komitmen tetap. 3. Pilih satu hasil utama. 4. Pilih dua atau tiga tugas sokongan. 5. Tinggalkan ruang untuk perubahan. 6. Semak semula sehari sebelum berhenti kerja. Alat itu sendiri tidak perlu rumit. Saya boleh menggunakan buku nota, perancang mingguan bercetak atau kalendar digital. Pilihan yang lebih baik ialah yang saya akan buka dan kemas kini tanpa membuat kerja tambahan. Sebagai contoh, pemilik perniagaan kecil mungkin mempunyai hari Isnin yang sibuk yang dipenuhi dengan mesej pelanggan, semakan stok dan rekod pembayaran. Senarai tugas yang panjang boleh membuat tugas ini berasa sama. Perancang boleh memisahkannya mengikut masa dan kesan: - Pagi: sahkan maklumat stok - Lewat pagi: balas soalan pelanggan - Petang: kemas kini rekod pembayaran - Akhir hari: sediakan senarai penghantaran seterusnya Ini tidak menjadikan beban kerja lebih kecil. Ia menjadikan pesanan lebih mudah difahami. Saya juga telah belajar untuk memastikan tugas yang belum selesai kelihatan tetapi terhad. Memindahkan setiap tugasan ke esok mencipta senarai tugasan kedua yang tidak pernah berakhir. Apabila tugas masih belum selesai selama beberapa hari, saya bertanya sama ada ia masih diperlukan, sama ada ia terlalu besar, atau sama ada saya sedang menunggu orang lain. Tugas yang besar mungkin menjadi lebih mudah apabila dibahagikan kepada langkah-langkah yang lebih kecil: - Kumpulkan nota projek - Pilih perkara utama - Buat rangka kasar - Tulis bahagian pertama - Semak angka - Hantar draf untuk semakan Tahap perincian itu memberi saya titik permulaan yang jelas. Bermula selalunya lebih sukar daripada meneruskan. Perancang yang paling berguna bukanlah yang mempunyai halaman atau ciri terbanyak. Ialah yang membantu saya membuat pilihan praktikal sebelum gangguan mengambil alih. Saya kurang merancang, memberi ruang untuk perubahan, dan menyemak perkara yang berlaku tanpa mengubah proses itu menjadi tekanan tambahan. Perancang yang baik tidak menjanjikan hari yang sempurna. Ia memberi perhatian saya arah, membantu saya melindungi masa untuk kerja yang bermakna dan menunjukkan tempat jadual saya perlu diubah.
Jadual yang padat boleh membuatkan setiap tugasan terasa mendesak. Saya mungkin menghabiskan sepanjang hari menjawab mesej, menyertai mesyuarat dan mengendalikan permintaan kecil, namun masih tertanya-tanya mengapa kerja yang penting belum selesai. Perancangan yang lebih baik memberi saya cara untuk menggunakan masa saya dengan lebih berhati-hati. Ia tidak memerlukan rutin yang sempurna atau aplikasi yang rumit. Ia bermula dengan pandangan yang jelas tentang apa yang saya perlukan, perkara yang boleh saya uruskan, dan apa yang boleh menunggu. Saya mulakan dengan memilih satu hasil yang jelas untuk hari itu. Keputusan ini harus menggambarkan hasil, bukan aktiviti yang tidak jelas. "Kerjakan laporan" meninggalkan terlalu banyak ruang untuk penangguhan. "Lengkapkan draf laporan jualan dan hantar untuk semakan" memberi saya sasaran yang boleh dilihat. Keputusan yang jelas membantu saya membuat pilihan yang lebih baik apabila permintaan baharu muncul. Jika tugasan tidak menyokong keputusan utama hari itu, saya boleh mengalihkannya ke masa lain dan bukannya membenarkannya mengambil alih jadual saya. Saya juga membuat senarai harian saya pendek. Senarai tugas yang panjang mungkin kelihatan produktif, tetapi ia boleh menimbulkan tekanan sebelum hari bermula. Saya biasanya memilih tiga tugas utama: - Satu tugas yang menyokong matlamat utama saya - Satu tugas yang mengendalikan tanggungjawab tetap - Satu tugas yang memastikan kerja masa depan bergerak Tugas yang lebih kecil boleh kekal dalam senarai berasingan. Ini memastikan mereka kelihatan tanpa membenarkan mereka mengawal perhatian saya. Apabila saya merancang sesuatu tugas, saya menganggarkan masa yang diperlukan. Laporan mungkin mengambil masa dua jam untuk ditulis, tetapi menyemak angka jualan, mencari butiran yang hilang dan menyemak draf akhir boleh menambah lebih banyak masa. Jika saya mengabaikan bahagian ini, jadual saya menjadi padat sebelum tengah hari. Saya kini meninggalkan ruang antara tugas. Jurang selama tiga puluh minit memberi saya ruang untuk membalas panggilan yang tidak dijangka, membetulkan ralat atau berehat sebentar. Pelan tanpa masa lapang kelihatan kemas di atas kertas tetapi sering rosak dalam keadaan kerja biasa. Saya juga membahagikan projek besar kepada tindakan yang lebih kecil. "Lancarkan perkhidmatan baharu" terlalu luas untuk rancangan harian. Saya boleh memecahkannya kepada: - Sahkan pelanggan sasaran - Senaraikan ciri perkhidmatan - Semak kos penghantaran - Sediakan halaman tawaran mudah - Minta dua pelanggan untuk maklum balas Setiap tindakan memberi saya tempat yang jelas untuk bermula. Kemajuan menjadi lebih mudah untuk dilihat, dan saya kurang berkemungkinan untuk melengahkan projek kerana ia terasa terlalu besar. Contoh praktikal ialah kedai dalam talian kecil yang menyediakan halaman produk baharu. Pemilik mungkin merancang untuk menulis halaman, mengambil foto, menyemak harga dan menerbitkan semuanya dalam satu petang. Pelan itu boleh gagal apabila foto memerlukan penyuntingan atau butiran produk tiada. Pelan yang lebih boleh dilaksanakan memberikan setiap bahagian masanya sendiri. Pemilik menyemak maklumat produk pada waktu pagi, menyediakan foto selepas makan tengah hari dan menyemak halaman sebelum diterbitkan. Jika halaman memerlukan pengeditan lain, jadual mempunyai ruang untuknya. Saya melindungi masa untuk kerja fokus. Mesej dan pemberitahuan boleh membahagikan perhatian saya kepada cebisan kecil. Saya sering meletakkan telefon saya jauh dari meja saya dan menyemak mesej semasa tempoh yang ditetapkan. Perubahan mudah ini membantu saya kekal dengan satu tugasan lebih lama. Saya tidak cuba mengalih keluar setiap gangguan. Sesetengah panggilan dan permintaan memerlukan respons pantas. Saya memilih gangguan mana yang memerlukan tindakan dan yang mana boleh menunggu. Pada penghujung hari, saya menyemak rancangan itu tanpa menyalahkan diri sendiri. Saya bertanya tiga soalan: - Apakah yang saya selesaikan? - Apa yang menyebabkan kelewatan? - Apa yang perlu saya ubah esok? Tugasan yang terlepas mungkin menunjukkan bahawa tugas itu terlalu besar, anggaran masa terlalu singkat, atau keutamaan tidak jelas. Semakan ini mengubah hari yang sukar menjadi maklumat yang berguna. Perancangan berfungsi dengan baik apabila ia sepadan dengan tabiat sebenar. Jadual yang tidak memberi ruang untuk rehat mungkin tidak sesuai dengan seseorang yang mengendalikan panggilan pelanggan sepanjang hari. Pelan setiap jam yang terperinci mungkin tidak sesuai dengan pengurus yang keutamaannya sering berubah. Saya lebih suka struktur yang fleksibel: satu hasil utama, beberapa tugas yang jelas, dan ruang yang cukup untuk perubahan biasa. Matlamatnya bukan untuk mengisi setiap jam. Matlamatnya adalah untuk memberikan kerja yang betul tempat yang adil pada hari itu. Apabila saya merancang dengan idea itu, saya menghabiskan lebih sedikit masa untuk bertindak balas dan lebih banyak masa membuat kemajuan yang mantap. Pelan mudah tidak akan menghapuskan setiap masalah, tetapi ia boleh membantu saya melihat langkah berguna seterusnya dan bergerak ke arahnya dengan fikiran yang lebih jelas.
Ramai orang yang berkebolehan tidak berjuang kerana mereka kurang kemahiran. Mereka bergelut kerana perhatian mereka terbahagi pada mesyuarat, mesej, tindakan susulan, tugas peribadi dan permintaan yang tidak dijangka. Saya telah melihat ini berlaku dalam pasukan jualan. Seorang wakil mungkin bercakap dengan pelanggan sepanjang hari, namun terlupa untuk menghantar cadangan, merekodkan panggilan atau membuat susulan pada petunjuk yang hangat. Kerja terasa sibuk, tetapi tugas utama masih belum selesai. Perancang yang baik membantu saya mengubah usaha menjadi kemajuan yang boleh dilihat. Ia memberikan setiap tugas tempat, melindungi masa untuk kerja tertumpu dan menunjukkan sama ada tindakan harian saya menyokong matlamat saya yang lebih besar. Perancang bukan sekadar senarai tugas. Ia adalah satu sistem yang mudah untuk menentukan apa yang patut diberi masa saya. Apabila saya merancang minggu saya, saya bermula dengan hasil daripada aktiviti. "Jawab e-mel" menerangkan pergerakan, tetapi ia tidak menunjukkan hasil yang berguna. "Hantar cadangan yang disemak kepada tiga pelanggan yang layak" memberi saya sasaran yang jelas. Perubahan kecil ini menjadikan kerja saya lebih mudah untuk diukur. Saya boleh bertanya kepada diri sendiri: - Apa yang perlu diselesaikan? - Siapa yang terlibat? - Apakah rupa tindakan seterusnya? - Bilakah saya akan mengusahakannya? Tugas yang jelas mengurangkan usaha mental yang diperlukan untuk bermula. Saya juga mengasingkan tugas mengikut keutamaan. Senarai yang panjang boleh menjadikan setiap item kelihatan mendesak, walaupun hanya beberapa tugasan yang mempengaruhi matlamat utama saya. Perancang harian saya biasanya mengandungi tiga kumpulan: - Tugas yang menyokong matlamat perniagaan semasa - Tugas yang mesti diselesaikan pada tarikh yang ditetapkan - Tugas kecil yang boleh menunggu jika hari menjadi sesak Pendekatan ini membantu saya melindungi masa untuk kerja yang memerlukan tumpuan. Cadangan pelanggan, temu duga pengambilan pekerja atau semakan produk mungkin memerlukan perhatian yang tenang. Saya tidak meletakkannya di antara beberapa panggilan pendek dan mengharapkan hasil yang baik. Saya juga meninggalkan ruang untuk perubahan. Jadual yang padat dari pagi hingga petang mungkin kelihatan produktif, tetapi ia tidak memberi ruang untuk soalan pelanggan, isu teknikal atau mesyuarat tertunda. Apabila satu tugasan mengambil masa lebih lama daripada yang dijangkakan, sepanjang hari boleh rosak. Saya lebih suka merancang sekitar 60 hingga 70 peratus masa kerja saya yang ada. Ruang yang tinggal memberi saya ruang untuk bertindak balas tanpa kehilangan kawalan hari itu. Semakan mingguan membantu saya melihat corak. Saya melihat tugas yang belum selesai dan bertanya mengapa mereka berpindah ke hari lain. Kadangkala tugas itu terlalu besar. "Tingkatkan proses jualan" sukar untuk dijadualkan kerana ia mengandungi banyak tindakan berasingan. Saya boleh memecahkannya kepada langkah-langkah yang lebih kecil: - Semak proses semasa - Senaraikan soalan biasa pelanggan - Bandingkan masa tindak balas - Draf urutan susulan baharu - Bincangkan perubahan dengan pasukan Tindakan seterusnya yang jelas menjadikan tugasan lebih mudah untuk dimulakan dan lebih mudah untuk diselesaikan. Perancang juga membantu saya menguruskan tindakan susulan. Ini penting dalam jualan, perkhidmatan, pengambilan dan kerja projek. Jika saya bercakap dengan pelanggan pada hari Selasa dan merancang untuk menghantar maklumat kemudian, saya menulis tarikh susulan yang tepat dan bahan yang perlu saya sediakan. Tanpa rekod itu, saya bergantung pada ingatan. Memori berguna untuk idea, tetapi ia bukan sistem tugas yang boleh dipercayai. Contoh jualan biasa kelihatan seperti ini: Seorang wakil bercakap dengan bakal pelanggan semasa panggilan produk. Pelanggan meminta butiran harga dan penghantaran. Wakil itu menulis, "Tindakan susulan dengan pelanggan." Nota itu terlalu kabur. Entri yang lebih kukuh ialah: "Hantar helaian harga dan anggaran penghantaran kepada Maria, Selasa jam 10:00 pagi" Nota kedua termasuk tindakan, orang, kandungan dan masa. Ia mengurangkan kekeliruan dan membuat susulan lebih berkemungkinan. Saya menggunakan perancang saya untuk melindungi tenaga peribadi juga. Sesetengah tugas memerlukan tumpuan yang mendalam, sementara yang lain boleh dikendalikan apabila tenaga saya lebih rendah. Saya mungkin menjadualkan penulisan atau analisis semasa tempoh kerja terkuat saya dan meletakkan pentadbiran rutin kemudian. Ini tidak bermakna setiap hari akan mengikut rancangan dengan sempurna. Rancangan perlu bertindak balas kepada keadaan sebenar. Pelanggan mungkin memerlukan bantuan, mesyuarat mungkin lewat atau isu baharu mungkin muncul. Saya melaraskan jadual tanpa menganggap perubahan itu sebagai kegagalan. Tujuan perancangan bukan untuk mengawal setiap minit. Ia adalah untuk membuat pilihan yang lebih baik apabila hari menjadi sibuk. Perancang yang berguna juga harus mudah diselenggara. Jika mengemas kini mengambil masa terlalu lama, saya akan berhenti menggunakannya. Saya boleh bekerja dengan buku nota, apl kalendar, platform tugasan atau hamparan mudah. Alat itu kurang penting daripada kebiasaan. Rutin perancangan asas saya mengambil masa beberapa minit: - Tulis hasil utama untuk minggu itu - Pilih tugasan yang menyokong hasil tersebut - Tambah tarikh untuk mesyuarat dan susulan - Pecah tugas besar kepada tindakan yang jelas - Pilih tugas yang paling berguna untuk setiap hari - Semak kemajuan sebelum menamatkan hari kerja Saya memastikan sistem mudah kerana perancangan yang rumit sering menjadi satu lagi bentuk kelewatan. Prestasi yang kuat tidak datang dari pengisian setiap jam. Ia datang daripada menggunakan perhatian di mana ia mencipta hasil yang berguna. Perancang yang baik membantu saya melihat perbezaan antara aktiviti dan kemajuan, mengingati komitmen dan memberi ruang untuk kerja yang memerlukan penjagaan. Apabila saya merancang dengan tindakan yang jelas, sekatan masa yang realistik dan semakan biasa, saya tidak perlu bergantung pada ingatan atau usaha saat akhir. Saya boleh bekerja dengan lebih fokus dan bertindak balas terhadap perubahan dengan kurang tekanan. Hubungi kami hari ini untuk mengetahui lebih lanjut Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
David Allen (2001) Mendapatkan Perkara Seni Produktiviti Tanpa Tekanan Stephen R Covey (1989) 7 Tabiat Orang Berkesan Tinggi Cal Newport (2016) Peraturan Kerja Mendalam untuk Kejayaan Terfokus dalam Dunia Terganggu James Clear (2018) Tabiat Atom Cara Mudah dan Terbukti untuk Memutuskan Tabiat Yang Baik1 (Daniel 2018) H2. Rahsia Saintifik Masa Sempurna Francesco Cirillo (2006) Teknik Pomodoro Sistem Pengurusan Masa yang Dipuji Yang Telah Mengubah Cara Kami Bekerja
